Gestione di Progetto SAP 101

La gestione dei progetti è una delle componenti più critiche di un'azienda di successo. Influisce sui ricavi e sulle passività e alla fine interagisce con la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente. La tua azienda potrebbe avere un solo progetto in lavorazione alla volta, mentre altre società ed entità più grandi potrebbero destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente. Per loro stessa natura, i progetti sono temporanei.

I progetti sono un mezzo per raggiungere un obiettivo e l'obiettivo alla fine sarà raggiunto. La tua attività potrebbe passare a un altro progetto... oppure no. Potrebbe essere stato un obiettivo di una volta. 

I progetti richiedono un crescente bisogno della forza lavoro. Il Project Management Institute ha stimato che, durante il periodo 2010-2020, sarebbero state aggiunte più di 15 milioni di nuove posizioni di project management in tutto il mondo.

Che cos'è la gestione del progetto? 

La gestione del progetto non è l'intera operazione della tua azienda. È solo un segmento, un progetto specifico con un piano dettagliato su come tu e la tua azienda raggiungerete questo obiettivo. È un piano dettagliato in una serie di passaggi, ognuno importante quanto gli altri. Devi raggiungerne uno per passare correttamente al successivo.

Pensa alla gestione del progetto come a una scala da scalare. Non puoi saltare in cima. Devi prenderlo gradino per gradino per la massima efficienza. Il tuo team deve applicare gli strumenti messi a loro disposizione, nonché la propria esperienza e conoscenza per eseguire ogni passaggio e passare a quello successivo.

È abbastanza facile dire che vuoi arrivare al Box A, quindi farai 25 passi in quella direzione. Ma devi anche tenere conto delle considerazioni sul tempo nel tuo piano di progetto e molto probabilmente devi lavorare entro un budget. Potresti strisciare quei 25 gradini o potresti fare jogging. Dipende da quanto velocemente devi arrivarci per il completamento con successo del progetto. Puoi risparmiare denaro viaggiando a piedi, oppure puoi assumere un autista. Dipende dal budget che hai dedicato al progetto.

Non esiste un approccio, un sistema o un piano valido per tutti. Ogni progetto che tu e la tua azienda affrontate molto probabilmente avrà la sua tempistica, obiettivo e budget. Ecco perché è così fondamentale avere un project manager esperto e di talento per gestire lo spettacolo. 

Gli elementi di un progetto 

Un project manager di successo deve gestire contemporaneamente quattro elementi di base di un progetto. Questi elementi sono correlati.

• Ambito: coinvolge le dimensioni, gli obiettivi e i requisiti del progetto.
• Risorse:  avrai bisogno di persone, attrezzature e materiali sul posto. 
• Tempo: non si tratta solo di quanto tempo impiegherà complessivamente il progetto. Deve essere suddiviso in durate delle attività, dipendenze e percorso critico.
• Denaro:  avere una solida conoscenza di costi, imprevisti e profitto.

L'elemento più importante: ambito

Lo scopo del progetto è la definizione di ciò che il progetto dovrebbe realizzare e i budget di tempo e denaro che sono stati creati per raggiungere questi obiettivi. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto deve avere una modifica corrispondente a budget, tempo, risorse o tutti e tre.

Se lo scopo del progetto è costruire un edificio per ospitare tre widget con un budget di $ 100.000, il project manager dovrebbe farlo. Se l'ambito viene modificato in un edificio per quattro widget, il project manager deve ottenere una modifica appropriata in termini di tempo, denaro e risorse. 

Risorse

Ci sono tre aspetti della comprensione e della gestione delle risorse: persone, attrezzature e materiale. 

Un project manager di successo deve gestire efficacemente le risorse assegnate al progetto, inclusi i membri del team di progetto , il personale del fornitore e i subappaltatori . Deve assicurarsi che i suoi dipendenti dispongano delle competenze e degli strumenti di cui hanno bisogno per completare il lavoro e deve monitorare continuamente se dispone di un numero sufficiente di persone per completare il progetto entro la scadenza. Il suo compito è garantire che ogni persona comprenda il compito e le scadenze del progetto.

Il membro senior di ogni gruppo di dipendenti riferisce al project manager quando gestisce i dipendenti diretti, ma i dipendenti potrebbero anche avere un manager di linea che fornisce la direzione tecnica. In una situazione di gestione della matrice come un team di progetto, il compito del project manager è fornire la direzione del progetto ai manager di linea. Gestire i subappalti di lavoro di solito significa gestire il capo squadra per i lavoratori in subappalto, che a loro volta gestiscono quei lavoratori.

Un project manager deve spesso procurarsi attrezzature e materiali e gestirne l'uso in modo che il team possa operare in modo efficiente. È responsabile di disporre dell'attrezzatura e dei materiali appropriati nella posizione corretta al momento opportuno. 

Tempo

I tre elementi per una gestione del tempo di successo sono attività, pianificazione e percorso critico. 

Costruisci la schedulazione del progetto elencando, in ordine, tutte le attività che devono essere completate. Alcuni devono essere eseguiti in sequenza mentre altri possono sovrapporsi o essere eseguiti in tandem. Assegna una durata a ciascuna attività. Allocare le risorse necessarie. Determina i predecessori, quali attività devono essere completate prima di altre, e i successori, le attività che non possono essere avviate fino al completamento di ogni altra attività. Questo aspetto della gestione del progetto viene talvolta definito gestione a cascata perché un'attività segue un'altra in ordine più o meno sequenziale.

Il software di gestione dei progetti può semplificare l'attività di creazione e gestione della pianificazione del progetto.

Alcune attività hanno una certa flessibilità nelle date di inizio e fine richieste. Questo è chiamato "flottante". Altri compiti non hanno flessibilità. Hanno zero galleggiante. Una linea attraverso tutti i task con zero float è chiamata percorso critico . Tutte le attività su questo percorso, e possono esserci più percorsi paralleli, devono essere completate in tempo se il progetto deve arrivare entro la scadenza. L'attività chiave di gestione del tempo del project manager è il monitoraggio del percorso critico.

Soldi

Le tre considerazioni nella gestione del denaro sono i costi, le contingenze e il profitto. 

Ogni attività ha un costo, che si tratti delle ore di lavoro di un programmatore di computer o del prezzo di acquisto di un metro cubo di cemento. Ciascuno di questi costi viene stimato e sommato durante la preparazione del budget del  progetto .

Alcune stime saranno più accurate di altre. Il budget del progetto dovrebbe quindi includere un'indennità per imprevisti: denaro accantonato nel budget "nel caso in cui" il costo effettivo di un articolo sia molto diverso dalla stima.

Il profitto è il denaro che l'azienda vuole ricavare dall'attività. È messo in cima al costo.

Quindi un budget di progetto è composto dal costo stimato, più la contingenza, più l'eventuale profitto. Il compito del project manager è mantenere il costo effettivo pari o inferiore al costo stimato e massimizzare il profitto che l'azienda guadagna sul progetto.

Il Project Management è un'arte e una scienza

La gestione di un progetto di successo richiede pratica. Queste idee possono darti una comprensione di base della gestione del progetto, ma consideralo solo un inizio. Se il tuo lavoro o il tuo percorso professionale include la gestione dei progetti e se vuoi migliorare le tue capacità, parla con project manager di successo, leggi e fai pratica. La gestione dei progetti può essere una carriera molto gratificante.