How To – Cosa è SAP e perchè è richiesto
Cos'è SAP?
SAP è l' acronimo di Systems Applications and Products in Data Processing. SAP, per definizione, è anche il nome del software ERP (Enterprise Resource Planning) nonché il nome dell'azienda. SAP Software è una multinazionale europea, fondata nel 1972 da Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner e Tschira. Sviluppano soluzioni software per la gestione delle operazioni aziendali e delle relazioni con i clienti.
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Il sistema SAP è costituito da una serie di moduli completamente integrati, che coprono praticamente ogni aspetto della gestione aziendale.
SAP è il numero 1 nel mercato ERP. A partire dal 2010, SAP ha più di 140.000 installazioni in tutto il mondo, oltre 25 soluzioni aziendali specifiche del settore e più di 75.000 clienti in 120 paesi
Altri prodotti competitivi di SAP Software sul mercato sono Oracle, Microsoft Dynamics, ecc.
Che cos'è l'ERP SAP? Perché è richiesto?
Il seguente video spiegherà la necessità di un software ERP come SAP in un'azienda
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La domanda fondamentale per qualsiasi principiante è perché è necessaria la pianificazione delle risorse aziendali chiamata anche ERP? Per rispondere, esaminiamo questo tipico scenario aziendale.
Supponiamo che un cliente si avvicini a un team di vendita chiedendo un particolare prodotto. Il team di vendita contatta il reparto inventario per verificare la disponibilità del prodotto. Con loro grande sorpresa, il team di vendita ha scoperto che il prodotto è esaurito. Quindi la prossima volta che ciò non accade, devono introdurre uno strumento ERP SAP.
Prima di vedere effettivamente in dettaglio, cos'è l'ERP e come l'ERP può aiutare nel tuo processo aziendale, capiremo come i diversi dipartimenti sono coinvolti nell'intero processo aziendale, dall'ordine della materia prima - alla produzione dei beni - alla consegna finale prodotti al cliente.
Ecco l'intero processo seguito da qualsiasi unità aziendale.
- Il cliente contatta il team di vendita per verificare la disponibilità del prodotto
- Il team di vendita si avvicina al reparto di inventario per verificare la disponibilità del prodotto
- Nel caso in cui il prodotto sia esaurito, il team di vendita si rivolge al dipartimento di pianificazione della produzione per fabbricare il prodotto
- Il team di pianificazione della produzione verifica con il reparto inventario la disponibilità della materia prima
- Se la materia prima non è disponibile con l'inventario, il team di pianificazione della produzione acquista la materia prima dai fornitori
- Quindi la pianificazione della produzione inoltra le materie prime all'esecuzione dell'officina per la produzione effettiva
- Una volta pronta, il team di officina invia la merce al team di vendita
- Team di vendita che a sua volta lo consegna al cliente
- Il team di vendita aggiorna la finanza con le entrate generate dalla vendita del prodotto. Il team di pianificazione della produzione aggiorna la finanza con i pagamenti da effettuare a diversi fornitori per le materie prime.
- Tutti i reparti si rivolgono alle risorse umane per qualsiasi problema relativo alle risorse umane.
- Ha molti reparti o unità aziendali
- Questi reparti o unità aziendali comunicano e scambiano continuamente dati tra loro
- Il successo di qualsiasi organizzazione risiede nella comunicazione efficace e nello scambio di dati, all'interno di questi reparti, nonché di terze parti associate come fornitori, outsourcer e clienti.
In base al modo in cui viene gestita la comunicazione e lo scambio di dati. I sistemi aziendali possono essere generalmente classificati come
2) Sistema centralizzato chiamato anche ERP.
Sistema decentralizzato
Diamo prima un'occhiata al sistema decentralizzato, in un'azienda con un sistema decentralizzato di gestione dei dati. Ci sono due problemi principali:
- I dati sono mantenuti localmente presso i singoli reparti
- I reparti non hanno accesso a informazioni o dati di altri reparti
Per identificare i problemi derivanti dal sistema di gestione aziendale decentralizzato, esaminiamo nuovamente lo stesso processo aziendale. Il cliente si rivolge al team di vendita per un prodotto, ma questa volta ha bisogno del prodotto in modo urgente.
Poiché si tratta di un processo decentralizzato, il team di vendita non ha accesso alle informazioni in tempo reale sulla disponibilità del prodotto . Quindi si rivolgono al reparto inventario per verificare la disponibilità del prodotto. Questo processo richiede tempo e il cliente sceglie un altro fornitore con conseguente perdita di entrate e insoddisfazione del cliente.
Supponiamo ora che il prodotto sia esaurito e che il team di vendita si avvicini al team di pianificazione della produzione per fabbricare il prodotto per un uso futuro. Il Team di Pianificazione della Produzione verifica la disponibilità delle materie prime richieste.
In un sistema decentralizzato, le informazioni sulle materie prime vengono archiviate separatamente dalla pianificazione della produzione e dal reparto inventario. Pertanto, il costo di mantenimento dei dati (in questo caso, la materia prima) aumenta.
Le informazioni sulle materie prime sono disponibili in due diversi reparti Inventario e Pianificazione della produzione. Quando il team di vendita controlla una particolare materia prima necessaria per fabbricare il prodotto, mostra che la materia prima è disponibile secondo l'inventario, ma secondo il database del team di pianificazione della produzione, la materia prima è esaurita.
Quindi, vanno avanti e comprano la materia prima. Pertanto, il materiale, così come il costo delle scorte, aumenta.
Una volta che la materia prima è disponibile, il reparto di officina si rende improvvisamente conto di essere a corto di lavoratori. Si rivolgono alle risorse umane, che a loro volta assumono dipendenti a tempo determinato a tariffe superiori a quelle di mercato. Così il costo del lavoro aumenta.
Il reparto di pianificazione della produzione non aggiorna il reparto finanziario sui materiali acquistati. Il dipartimento finanziario non rispetta la scadenza di pagamento fissata dal venditore causando la perdita della reputazione dell'azienda e persino invitando a un'eventuale azione legale.
Questi sono solo alcuni dei molti problemi con i sistemi decentralizzati.
Alcuni problemi principali con il sistema decentralizzato sono:
- Numerosi sistemi informativi disparati creati individualmente nel tempo di difficile manutenzione
- L'integrazione dei dati richiede tempo e denaro
- Incongruenze e duplicazione dei dati
- La mancanza di informazioni tempestive porta all'insoddisfazione dei clienti, alla perdita di entrate e alla reputazione
- Costo elevato di inventario, materiale e risorse umane.
Questi sono alcuni dei principali inconvenienti per i quali abbiamo bisogno di una soluzione. Bene, la soluzione sta nei sistemi centralizzati, ad esempio ERP.
Sistema centralizzato
In un'azienda, con un Sistema Centralizzato di Informazione e Gestione dei Dati.
1) I dati sono mantenuti in una posizione centrale e condivisi con vari reparti
2) I Dipartimenti hanno accesso a informazioni o dati di altri Dipartimenti
Esaminiamo nuovamente lo stesso processo aziendale per capire come un sistema aziendale centralizzato aiuta a superare i problemi posti da un sistema aziendale decentralizzato.
In questo caso, tutti i reparti aggiornano un Sistema Informativo Centrale.
- Quando il cliente si rivolge al team di vendita per acquistare un prodotto su base urgente. Il team di vendita ha accesso alle informazioni in tempo reale sui prodotti in inventario che viene aggiornato dal dipartimento di inventario nel sistema centralizzato
- Il team di vendita risponde alle richieste dei clienti in tempo, portando a un aumento delle entrate e alla soddisfazione del cliente.
- Nel caso in cui sia richiesta la produzione, il team di vendita aggiorna il database centralizzato, in modo che tutto il reparto rimanga informato sullo stato del prodotto.
- Il dipartimento di pianificazione della produzione viene aggiornato automaticamente dal database centralizzato per i requisiti. Il Team di Pianificazione della Produzione verifica la disponibilità delle materie prime richieste tramite il Database Centrale, che viene aggiornato dall'Inventario.
- Pertanto, la duplicazione dei dati viene evitata e vengono resi disponibili dati accurati. Il team dell'officina aggiorna regolarmente il proprio stato di forza lavoro nel database centrale, a cui può accedere il dipartimento risorse umane.
- In caso di carenza di forza lavoro, il team delle risorse umane avvia il processo di reclutamento con un tempo considerevole per assumere un candidato idoneo al prezzo di mercato. Così il costo del lavoro diminuisce.
- Mentre i fornitori possono inviare direttamente le loro fatture al Central Enterprise System, a cui può accedere il dipartimento finanziario. Pertanto, i pagamenti vengono effettuati in tempo e si evitano possibili azioni legali
- Il software SAP è un tipo di sistema centralizzato. I sistemi SAP sono i più utilizzati nel software ERP.
I principali vantaggi del sistema centralizzato sono:
- Elimina la duplicazione, la discontinuità e la ridondanza dei dati
- Fornisce informazioni tra i reparti in tempo reale.
- La società SAP fornisce il controllo su vari processi aziendali
- Aumenta la produttività, una migliore gestione dell'inventario, promuove la qualità, riduce il costo dei materiali, una gestione efficace delle risorse umane, le spese generali ridotte aumentano i profitti
- Migliore interazione con il cliente e aumento della produttività. Migliora anche il servizio clienti
- Pertanto, è necessario un sistema di gestione aziendale centralizzato.
- SAP Software è un sistema di gestione aziendale centralizzato, noto anche come Enterprise Resource Planning.
- L'abbreviazione di SAP è Systems Applications and Products in Data Processing.
